El practicar sistemáticamente las siguientes pautas incrementará dramáticamente tu probabilidad de éxito en cualquier tipo de negociación. Te invito a aplicarlas en la primera oportunidad para conocerlas, familiarizarte con ellas y con el tiempo, dominarlas a nivel maestría
Desde el 2018, he tenido la oportunidad de impartir entrenamientos de negociación como instructor certificado en Radical Collaboration, tanto en modalidad virtual–con participantes de Latinoamérica y varias ciudades de los EEUU–como presencial–en Colombia, Guatemala, República Dominicana y México–además de participar activamente en negociaciones con clientes, proveedores, socios, asociaciones civiles, entidades de gobierno, entre otras.
Aunque la mayoría de estas negociaciones fueron exitosas, hubo ocasiones donde no se logró cubrir todos los intereses de las partes involucradas, o el acuerdo alcanzado, finalmente no fue lo fructífero que parecía al momento de cerrarlo. Independientemente del resultado final, siempre hay reflexiones, aprendizajes y experiencias importantes y valiosas para compartir. A partir de mi experiencia como instructor y negociador, comparto en este artículo diez claves–sencillas pero poderosas–para una negociación exitosa.
Para una mejor explicación, he dividido estas diez claves en dos momentos:
I. Durante la preparación previa a la negociación (momento que tiene lugar antes de entrar en diálogo directo con el resto de las partes involucradas) y…
II. Durante el diálogo con los interlocutores (para el cual pueden ser necesarias viarias sesiones; mismas que pueden extenderse por días, semanas o incluso meses).
I. Durante la preparación previa a la negociación
1. Identifica la situación a resolver
Llegar al entendimiento cabal de la situación a resolver en una negociación, no siempre es tan sencillo como pensamos, ya que, en ocasiones, la situación real a negociar puede confundirse con soluciones favoritas de alguna de las partes, posiciones, intereses o posturas; identificar todo esto es muy importante para alcanzar acuerdos funcionales, pero nada de esto puede considerarse como la situación a resolver; por lo que puede ser contraproducente avanzar en la negociación si esto no ha quedado claro.
Recomiendo ampliamente tomarse el tiempo suficiente para formular y reformular (cuantas veces sea necesario) el problema, hasta que se tenga un entendimiento pleno. Habrá negociaciones donde la situación a resolver sea evidente y otras donde se esconda entre la neblina; sin importar el tiempo o el esfuerzo que nos tome identificar la situación, en el momento en que lo hagamos habremos avanzado un 50% en la resolución del problema.
2. Define claramente tus intereses
Por increíble que parezca, al iniciar una negociación hay muchas personas que no conocen plenamente sus intereses y, por lo tanto, será difícil saber si el resultado final de la negociación será conveniente para ellas o no.
Lo importante aquí es buscar con curiosidad entre tus anhelos y motivaciones para encontrar aquello que deseas obtener; pero todavía más importante es identificar con total honestidad las razones del por qué deseas obtener algo en particular, es decir, ¿por qué quieres lo que quieres?, o ¿para qué lo quieres? Cuando hayas encontrado la respuesta a estas preguntas, habrás encontrado tus intereses.
Te recomiendo buscar un lugar y un momento de tranquilidad para hacerte estas preguntas y redactar una pequeña lista de tus intereses; entre más detallada mejor. En la negociación, verifica que los acuerdos alcanzados satisfagan lo plasmado en tu lista; entre más intereses cubra el acuerdo, el resultado de la negociación será más favorable para ti.
3. Identifica a los involucrados
Muchas negociaciones que abordemos serán negociaciones uno a uno; pero habrá otras con más de dos personas involucradas; incluso, he participado en negociaciones con una docena de interlocutores, donde cada uno de ellos representaba a una organización con intereses distintos y no necesariamente alineados.
Sin importar la cantidad de personas involucradas en la negociación, si están claramente identificadas, esto simplificará el diálogo. Lo complicado viene cuando hay varios grupos involucrados y no queda claro quiénes son los tomadores de decisión o el poder real que tienen para establecer acuerdos.
Antes de entrar de lleno en la dinámica de la negociación, conoce a los participantes, identifica qué poder de decisión tiene cada uno, qué intereses buscan o representan, cuáles son sus actitudes, quiénes muestran mayor interés y quienes se muestran indiferentes, qué perfil tienen (formación, edad, experiencia, etc.); entre más información tengas, podrás entablar conversaciones más asertivas con cada uno de ellos.
4. Define tus objetivos y tu estrategia
En el ámbito de la negociación existe una amplia gama de estrategias: de corto o de largo plazo, arriesgadas o conservadoras, agresivas o proteccionistas, propositivas o reactivas, entre muchas otras. Cabe señalar que ninguna estrategia en particular es buena o mala por naturaleza. Lo importante es reflexionar si la estrategia que elijas será efectiva para alcanzar los resultados que deseas.
Para elegir la estrategia más efectiva es necesario conocer los objetivos que buscas haciéndote preguntas como: ¿quiero mantener una relación de largo plazo con mis interlocutores?, ¿pienso mantenerme en competencia con ellos?, ¿será una negociación única y definitiva en la que quiero sacar el mayor beneficio posible?, ¿qué concesiones puedo hacer?, ¿hasta dónde puedo exigir o ceder? Encontrar respuesta a estas interrogantes es fundamental para definir tus objetivos y elegir la estrategia más adecuada. Sin esta curiosidad puedes caer en el error de afrontar la negociación sin entender tu estrategia subyacente, o lo que es peor, negociar sin ninguna estrategia, lo que te puede poner en desventaja.
5. Prepárate con el método de negociación basado en intereses
Un elemento fundamental de la negociación moderna es la preparación; es decir, realizar un ejercicio individual–o en equipo–para preparar a detalle cada etapa del proceso antes de entrar en diálogo con el resto de las partes involucradas. Desgraciadamente, la experiencia me indica que a esta preparación se le da poca importancia y suele ser deficiente; ya sea por exceso de confianza, falta de tiempo, de experiencia o por el desconocimiento de algún método para hacer una preparación efectiva. Sin embargo, esta etapa es crucial y suele ser determinante para una negociación exitosa.
En línea de lo anteriormente expuesto, una de las cinco habilidades fundamentales que desarrollamos en nuestro entrenamiento de tres días denominado Radical Collaboration Workshop, gira en torno a un enfoque para negociar y resolver problemas con base en intereses. En esta parte del entrenamiento el participante se familiariza con el enfoque y, mediante una exposición teórica, ejercicios de reflexión–individuales y en equipo–un roll-playing con un caso práctico, una negociación simulada uno a uno y otras herramientas, logra la profundidad necesaria para utilizar el enfoque como un método para negociar a todos los niveles.
El método es sumamente sencillo, ya que contiene seis pasos concretos de aplicación inmediata. La aplicación constante y dominio de este método te dará una ventaja en tus negociaciones. Para conocer más acerca del método te invito a leer el artículo: un método para negociar, manejar conflictos y resolver todo tipo de problemas de manera creativa
I. Durante el diálogo con los interlocutores
A partir de las primeras cinco claves para una negociación exitosa, tienes clara la situación a resolver, conoces tus intereses, has identificado a tus interlocutores, has establecido tus objetivos, definido una estrategia y te has preparado con el método de negociación y resolución de problemas con base en intereses. Pues bien, todo esto no será suficiente para alcanzar el éxito en la negociación, pues, aunque sabes lo que quieres y aparentemente sabes cómo obtenerlo, durante el diálogo aparecerán un sinfín de variables externas–muchas de ellas fuera de tu control–que pueden influir en el rumbo de la negociación. Estas variables pueden beneficiarte o perjudicarte. Así pues, presta mucha atención a la manera en la que se desenvuelve la negociación y aplica las siguientes claves.
6. Mapea el contexto
Cada negociación es diferente. Mapear el contexto significa estar atento a todos los elementos externos que puedan influir en la negociación para identificar su impacto–positivo y/o negativo–en el entorno y las personas.
En los elementos relativos al entorno es considerar aspectos como el lugar de la negociación (que sea adecuado y confortable), los horarios y duración de las sesiones (que no sean extensas), los materiales a utilizar (que se cuente con todo lo necesario), etc.
En lo relativo a las personas es identificar estados de ánimo, nivel de energía, distractores, preocupaciones, problemas personales, así como tácticas y estrategias utilizadas. Debes tener especial cuidado de no asumir posturas rígidas y poner atención a las señales no verbales. Puede haber negociaciones que encares con una actitud colaborativa rígida y esto no te permita ver la actitud competitiva de la contraparte, lo que puede ocasionarte un desgaste innecesario y tomar malas decisiones. La colaboración es sostenible sólo si el beneficio y sus efectos en el largo plazo son favorables para todas las partes. Debido a esto, es vital mapear el contexto de cada negociación.
7. Da el primer paso
En este punto no me refiero a que seas el primero en hacer una oferta, sino a que tomes la iniciativa y hagas el primer esfuerzo de contribuir al diálogo y construir una relación mutuamente benéfica con el resto de los participantes. Generalmente, quienes corren riesgos desde el principio ganan credibilidad y confianza. Así pues, para construir relaciones es más efectivo ser proactivos que reactivos.
También es cierto que existirán oportunidades futuras para recuperar cualquier pérdida inicial en caso de que tus primeros esfuerzos no sean bien recibidos por las demás personas. En todo caso, lo que debe quedar claro aquí es que cuando comunicas tus intenciones de manera clara desde el inicio, en vez de sentarte a esperar que la otra persona haga el primer movimiento, incrementas la posibilidad de influir en mayor medida en el rumbo de la negociación.
8. Contrasta lo que definiste en el punto 5 con la realidad
Asume una actitud de curiosidad y haz preguntas abiertas que te permitan contrastar la información que comparten tus interlocutores con las ideas que plasmaste durante tu preparación (clave número cinco).
Recuerda que durante la preparación mencionada en la clave número cinco, hiciste un ejercicio de suposición utilizando los pasos y las herramientas del método de negociación y resolución de problemas con base en intereses, pero esas suposiciones son meros supuestos; no representan la realidad, por lo que deben validarse con información real durante el diálogo.
La recomendación es no avanzar en la negociación tomando como base esta información, ¡Valídala con la contraparte por medio de preguntas! Es la única manera de garantizar que das pasos sólidos y avanzas en firme.
9. Escucha con atención
La escucha real y efectiva es una fuente inagotable de poder que te ayudará a crear conexión, generar confianza y apertura para explorar posibilidades con el resto de los involucrados. En mi opinión, la escucha es la habilidad más importante para la negociación y la colaboración. A lo largo de los años he sido testigo, tanto de casos de éxito por una escucha real y auténtica, como de historias de fracaso por una deficiente habilidad para escuchar a los demás.
Para alentar la escucha, puede ser apropiado concederle a la contraparte la posibilidad (sólo la posibilidad) de tener razón y mantener tu atención en lo que está dispuesta a compartir; esto desarticulará tus deseos primarios de controlar el resultado final y permitirá que el diálogo fluya de manera orgánica, en lugar de forzarlo a ir por el camino que tú quieres que vaya. Para esto, quizá sea necesario escuchar menos de lo que hablas y que la contraparte exprese más de lo que tú expresas.
10. Permanece en la Zona Verde
En las negociaciones puedes encontrarte una amplia variedad de conductas defensivas por parte de los involucrados, muchas de ellas hostiles, agresivas y confrontativas. No permitas que esas actitudes detonen en ti reacciones emocionales negativas que te saquen de la Zona Verde, pues esto no te ayudará a generar ambientes positivos propicios para lidiar con las diferencias de opinión. Si pasas de la Zona Verde a la Zona Roja corres el riesgo de caer en el juego de otros y perder efectividad.
También puede ocurrir lo contrario, que consciente o inconscientemente recurras a tácticas intimidatorias a través del miedo, la presión, el alegato o el alardeo. Por lo general estas actitudes suelen generar resistencia en las personas en lugar de apertura y puedes propiciar que la contraparte adopte conductas de evasión o autoprotección, lo que también será inefectivo para conseguir tus objetivos.
Para profundizar en las conductas de Zona Roja y Zona Verde te recomiendo leer el artículo de JimTamm: construyendo una organización radicalmente colaborativa
Si bien estas diez pautas para una negociación exitosa no son infalibles, el practicarlas sistemáticamente incrementará dramáticamente tu probabilidad de éxito en cualquier tipo de negociación. Te invito a aplicarlas en la primera oportunidad para conocerlas, familiarizarte con ellas y con el tiempo, ver cuáles te son de utilidad y cuáles no. Si después de una negociación deseas compartirme tu experiencia o requieres algún consejo antes de abordar alguna, será un gusto dialogar contigo▲
Santiago Morales es egresado de la carrera de Ingeniería Industrial en la Facultad de Ingeniería de la UNAM. Por más de 15 años se ha enfocado en la administración de proyectos de I+D, en la inteligencia de mercado para firmas de ingeniería y en el diseño y ejecución de estrategias comerciales para la industria de los deportes masivos. Es instructor certificado en Colaboración Radical y actualmente se desempeña como consultor y facilitador en liderazgo gerencial, desarrollo de equipos y colaboración.